Plötzlich liegt eine Excel-Datei zweimal im Projektordner. Neben dem ursprünglichen Dokument erscheint eine weitere Version mit einem veränderten Dateinamen. Beide Dateien enthalten unterschiedliche Änderungen, und niemand weiß genau, welche Fassung die richtige ist.
Solche Situationen können bei der Arbeit mit Microsoft OneDrive entstehen. Besonders problematisch wird es, wenn mehrere Mitarbeiter an denselben Dokumenten arbeiten und die Dateien über verschiedene Geräte synchronisiert werden.
Doppelte Dateien in OneDrive sind nicht immer gewöhnliche Duplikate. Manchmal handelt es sich um Konfliktkopien, die entstehen, wenn Änderungen nicht eindeutig miteinander zusammengeführt werden können. In anderen Fällen sind lokale Kopien, unterschiedliche Speicherorte oder manuelle Dateioperationen verantwortlich.
Für Unternehmen ist das mehr als ein Ordnungsproblem. Wenn unterschiedliche Dokumentversionen parallel bearbeitet werden, können Informationen verloren gehen, Entscheidungen auf veralteten Daten beruhen und Arbeitsabläufe unnötig kompliziert werden.
Entscheidend ist deshalb, die Ursache zu verstehen, bevor vermeintlich überflüssige Dateien gelöscht werden.