Mit der weltweiten Vernetzung und der weitgehenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat Büroarbeit einen tiefgreifenden Wandel erfahren. Bis nach der Jahrtausendwende war der Büro-PC noch bessere Schreibmaschine und Datensenke für manuelle Dateneingabe. Vernetzung über das Firmennetzwerk hinaus wurde – wenn überhaupt – durch Großrechneranbindung und Terminalemulation geleistet.
Solche Insellösungen und proprietäre Datenformate sind im Internet-Zeitalter nicht mehr zeitgemäß.
Anforderungen an zeitgemäße Bürosoftware – Kompatibilität und Durchgängigkeit
Datenbestände werden im heutigen Büroalltag von Sachbearbeiter/innen und Kundenbetreuer/innen genutzt und sind zeitgleich in Internetpräsenzen und Shops online. Bürosoftware muss diesen Anforderungen genügen. Sie muss standardisierte Datenschnittstellen nahtlos nutzen können. Dokumente müssen in Dateiformaten vorliegen, die Durchgängigkeit fördern.
Aus dem Ansatz von Auszeichnungssprachen wie HTML heraus hat sich XML (Extensible Markup Language) als de-facto Standard zum Austausch von Daten und datenzentrischen Arbeitsdokumenten etabliert. Zur Finalisierung und zum dokumentenechten Schriftverkehr ist das PDF (Portable Dokument Format) das Maß der Dinge für professionelle Bürosoftware.
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