Der Vertrag liegt irgendwo in SharePoint. Die aktuelle Projektplanung wurde gestern aktualisiert. Und die technische Dokumentation müsste ebenfalls vorhanden sein. Trotzdem verbringen Mitarbeiter wertvolle Zeit damit, Ordner zu durchsuchen, Kollegen nach dem Speicherort zu fragen oder verschiedene Dateiversionen miteinander zu vergleichen.
Für Unternehmen wird dieses Problem besonders dann spürbar, wenn mehrere Abteilungen gemeinsam mit Microsoft 365 arbeiten. Dokumente verteilen sich auf unterschiedliche SharePoint-Websites, Microsoft Teams und Dokumentenbibliotheken. Gleichzeitig entstehen eigene Ablageregeln, uneinheitliche Dateinamen und unübersichtliche Ordnerstrukturen.
Die Folge ist nicht nur eine umständliche Dokumentensuche. Mitarbeiter greifen möglicherweise auf veraltete Informationen zurück, erstellen unnötige Dateikopien oder können wichtige Unterlagen nicht rechtzeitig bereitstellen.
Die gute Nachricht: Eine bessere SharePoint-Suche erfordert nicht zwangsläufig neue Software. Häufig lässt sich die Auffindbarkeit von Dokumenten bereits durch eine durchdachte Informationsarchitektur, konsistente Metadaten, geeignete Bibliotheksansichten und korrekt konfigurierte Suchfunktionen deutlich verbessern.
Warum finden Mitarbeiter ihre Dokumente in SharePoint nicht?
SharePoint bietet … … weiterlesen →